E-Mail ist nach wie vor das wichtigste Kommunikationsmittel in vielen Unternehmen und die Prognosen zeigen ein weiteres Wachstum – auf bis zu 392,5 Milliarden E-Mails im Jahr 2026.

Wenn wir alle so viele E-Mails empfangen und speichern, kostet das Energie und provoziert die Frage, welche Halbwertszeit eine E-Mail hat? Können wir sie nicht einfach löschen, wenn wir sie erhalten?  Wir sind uns sicher einig, dass neben den 47% absolut überflüssigen SPAM-E-Mails auch viele Alltags-E-Mails keine besonders lange Lebensdauer über einen Termin hinaus haben. Sie müssen nicht sortiert oder abgelegt werden. Vielleicht ist es nur eine Frage der Disziplin: Das Löschen nicht mehr benötigter E-Mails kann dazu beitragen, den Speicherplatzbedarf auf E-Mail-Servern und in Rechenzentren zu reduzieren. Durch die Minimierung der gespeicherten Datenmenge kann der Energieverbrauch für die Datenspeicherung und den Betrieb von E-Mail-Servern reduziert werden.

Ordnung ist die halbe Miete, und einen wichtige Teil davon verantworten Betreiber*innen von Rechenzentren: effiziente E-Mail-Verwaltung, angemessene Archivierungs-, Sicherungs- und Aufbewahrungsrichtlinien – alles kann zur nachhaltigen Optimierung des gesamten Rechenzentrums beitragen.

Wir als Einzelpersonen oder Organisationen können damit zu mehr Nachhaltigkeit beitragen, indem wir solche Email-Dienstleister auswählen, die sich nachhaltigen Betriebspraktiken in ihren Rechenzentren verschreiben. Energieeffizienz und Umweltfreundlichkeit werden zu immer wichtigeren Kriterien bei der Auswahl von Dienstleistern, auch beim Ziel, den eCO2-Fußabdruck, der mit dem Senden und Empfangen von E-Mails verbunden ist, zu minimieren.

Email-Anhänge tragen immens einer erhöhten Datenübertragung und Datenspeicherung, und so einem deutlich höheren Energieverbrauch, bei.

Wir sehen es jeden Tag in unseren Postfächern: es beginnt mit Grafiken hübsch gestalteter Footer und reicht bis hin zu übergroßen Dateien und dem Weiterleiten inklusive längst veralteten Anhängen in Email-Threads.
Wir senden Daten, die alt und unnötig sind. Was tun? Löschen!

Die meisten Email-Apps fragen nach, ob eine Weiterleitung mit oder ohne Anhang erfolgen soll. Hier hilft es, mutig zu sein, denn in den meisten Fällen geht es sowieso eher um unsere Bequemlichkeit, als die Notwendigkeit, einen Anhang weiterzuleiten.

Ganz einfach macht es heute außerdem die digitale Infrastruktur in den meisten Unternehmen: Zum Versenden von Daten setzt Vast Forward auf Googles Clouddienst oder man nutzt einfach auf einen der unzähligen und bis zu einer bestimmten Daten-Grenze kostenlosen Filesharing-Dienste von Wetransfer bis SwissTransfer.

Bitte druckt keine E-Mails aus, wenn es irgendwie vermeidbar ist. Ohja, das wird noch gemacht.

Wenn E-Mail einen Fortschritt bedeutet hat, dann dass wichtige Korrespondenz digital gespeichert und organisiert werden kann. Es klingt fast schon banal, aber du als Einzelperson oder Mitarbeiter*in in Unternehmen kannst den Papierverbrauch minimieren – was zu einer geringeren Abholzung und damit verbundenen Kohlenstoffemissionen führt.

Auch wenn wir mit dieser Umstellung bei Vast Forward schon seit 2015 weitgehend papierlos sind – treffen wir immer wieder auf Kund*innen, die noch anders arbeiten.

• Regelmäßig Spam-Ordner checken und löschen!
• Melde dich von unnötigen Newslettern und Mailinglisten ab
• Versuche Emails in Threads zu bündeln und versende keine unnötigen E-Mails
• Nutze Plain-Text statt HTML E-Mails – auch wenn der Footer dann nicht mehr so bunt ist

Ihr seht, es gibt Möglichkeiten, nachhaltige Email-Praktiken im Alltag (bei der Arbeit oder zu Hause) zu etablieren.

Klar, die Umweltauswirkungen selbst eines ausgeklügelten E-Mail-Managements können nur ein Aspekt einer umfassenden Nachhaltigkeitsstrategie sein.

Es geht bei Nachhaltigkeit vor allem um unser Bewusstsein, wie wichtig es ist, im digitalen Bereich nachhaltig zu agieren.